PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER

Para manajer selalu menggunakan informasi untuk melaksanakan tugas-tugas mereka, sehingga subyek manajemen informasi bukanlah suatu hal yang baru. Yang baru adalah kemudahan memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir. Inovasi yang memungkinkan kemampuan ini adalah komputer elektronik. Organisasi menjadi sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting secara strategis , dan komputer dapat mengolah sumber daya tersebut. Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat di kelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topic ini bersumber dari pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin kompleks, dan yang Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang terbaiknya.

                Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkup perusahaan. Manajer berada disemua tingkat organisasial perusahaan, dan dalam semua area fungsional. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran. Dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).

                Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system yang berbasis komputer. Para spesialis ini mencangkup analisis system (system analysts), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (network specialist), programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah mulai melakukan sebagian besar pekerjaan para spesialis  - suatu fenomena yang di sebut end-user computing.

1.     PERHATIAN PADA MANAJEMEN INFORMASI

Para manajer memberikan perhatian yang semakin besar pada menajemen informasi pada tahun-tahun terakhir ini karena dua alas an utama. Pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin kompleks. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.

a.       KOMPLEKSITAS KEGIATAN BISNIS YANG MENINGKAT

Bisnis memang selalu kompleks, tetapi sekarang ini lebih kompleks dari pada sebelumnya. Semua perusahaan terkena pengaruh ekonomi internasional dan bersaing dalam pasar internasional, teknologi bisnis semakin kompleks, batas waktu untuk bertindak semakin singkat, dan terdapat pula kendala-kendala social.

·         Pengaruh Ekonomi Internasional perusahaan-perusahaan besar maupun kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari Negara bagian mana pun. Pengaruh tersebut dapat terlihat pada nilai relative mata uang dari setiap Negara.

·         Pesaingan Dunia perusahaan-perusahaan besar tidak lagi bersaing dalam wilayah geografisnya sendiri. Sebaliknya persaingan terjadi pada skala dunia. Dampak dari persaingan ini dapat terlihat pada impor dari luar negeri.

·         Kompleksitas Teknologi yang Meningkat setiap hari kita melihat dari berbagai contoh teknologi bisnis bar code scanners di pasar swalayan, system pemesanan penerbangan berbasis komputer, automated teller mechine , dan closed circuit television digedung-gedung. Juga terdapatbanyak teknologi di belakang layar.

·         Batas Waktu yang Singkat semua tahap operasi bisnis sekrang ini dilaksanakan melalui telepon (telemakerting) untuk menghubungi pelanggan meraka dalam beberapa detik, perintah penjualan dikirim secara elektronik dari satu komputer ke komputer lainnya.

·         Kendala-kendala Sosial tidak semua tekanan mendukung produksi , sebagaian malah mendorong non-produksi. Hal ini nyata pada produk dan jasa yang tidak diinginkan masyarakat. Keputusan-keputusan bisnis harus didasarkan faktor-faktor ekonomis, tetapi keuntungan dan biaya social harus juga di pertimbakan.

b.      KEMAMPUAN KOMPUTER YANG SEMAKIN BAIK

Dalam hal dan kecepatannya, komputer-komputer tahun 1950-an dan 1960-an tampak seperti dinasaurus dari Jurassic Park. Komputer-komputer ini ditempatkan dalam ruangan besar, dan hanya boleh disentuh oleh para spesialis komputer perusahaan. Para pemakai tidak dapat pernah berhubungan langsung dengan perangkat keras, tetapi pengaturan seperti ini dirasa cocok oleh para pemakai. Umumnya, pemakai tidak tahu cara menggunakan komputer dan takut untuk belajar.

        Para pemakai sekarang, sebaliknya, sangat mungkin memiliki terminal kerboard  atau komputer mikro diruangan mereka. Banyak komputer mikro yang dihubungkan dengan komputer –komputer lain dalan satu jaringan. Bukan hanya komputer yang tersedia, para pemakai tahu cara menggunakaan nya.

        Para pemakai sekarang tidak memandang komputer sebagai sesuatu yang istimewa tetapi sebagai bagian peralatan kantor yang dibutuhkan, seperti halnya meja,telepon atau mesin photo copy.

2.     SIAPAKAN PARA PEMAKAI NYA??

Awalnya , pemakain output  komputer adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputer nya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji, pengelolaan, penyediaan, dan penagihan. Sebagai informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai produk sampingan dari aplikasi akuntansi. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai suatu system informasi manajemen (SIM), merupakan trobosan besar, karena menyadari kebutuhan para manajer akan informasi untuk pemecahan masalah. Saat perusahaan mengjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai macam aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajemen.

Tetapi tidak hanya manajer yang memperoleh manfaat dari SIM . Non-manajer dan staff ahli juga menggunakan output-nya. Para pemakai juga berada di luar perusahaan. Para pelanggan menerima faktur dan laporan, para pemegangsaham menerima cek deviden.

Kita ketahui bahwa pemakai komputer meliputi :

·         Manajer

·         Non-manajer

·         Orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkupan perusahaan

a.       DIMANA TERDAPAT MANAJER

Perlu disadari bahwa para manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai cara fungsional di dalam perusahaan.

Tingkat-tingkat Manajemen Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada :

·         Tingkat perencanaan strategis (strategic planning level), isitilah ini menunjukan pengaruh yanh ditimbulkan keputusan-keputusan yang tersebut pada seluruh organisasi.

·         Tingkan pengendalian manajemen (management control level), yang bermakna tanggung jawa untuk melaksaankan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Manajer tingkat bawah mengcakup kepala department, penyedia(supervisor), dan pemimpin proyek.

·         Tingkat pengendalian  operasional (operational control level), yaitu tempat berlangsungnya operasi perusahaan.

Istilah eksekutif  sering digunakan untuk menggambarkan seseorang manajer pada tingkat perencanaan strategis. Dibeberapa perusahaan, direktur dan sejumlah direktur.

Area Fungsional disamping berbagai tingkat organisasi tersebut manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana sumber-sumber daya dipisahkan menuru pekerjaan yang dilakukan.

b.      APA YANG DILAKUKAN PARA MANAJER

Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan area fungsional, semua manajer melakanakan fungsi-fungsi yang sama dan memainkan peranan yang sama. Fungsi-fungsi manajemen seorang ahli teori manajemen kebangsaan Perancis, Henry Fayol , menyatakan lima fungsi manajem yang utama yaitu :

·         Merencanakan (planning)

·         Mengorganisasian (organize)

·         Menyusun staf (staff)

·         Mengendalian (controlling)

·         Mengarahkan (direct)

c.       KEAHLIAN MANAJEMEN

Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer.

·         Keahlian komunikasi manajer menerima dan mengirim kan informasi dalam bentuk lisan atau tertulis. Komunikasi tertulis meliputi laporan, surat, memo,  electronic mail  dan terbitan berkala. Komunikasi lisan terjadi saat rapat, saat menggunakan telepon atau voice mail.

·         Keahlian pemecahan masalah  kita mendeifisikan pemecahan masalah (prolem solving) sebagai semua kegiatan yang mengarahkan pada solusi permsalahan. Masalah yang biasa dianggp sebagai sesuatu yang selalu buruk, karena sangat sedikit yang menganggap masalah sebagai suatu untuk meraih kesempatan.

Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengembalian keputusan (decision making), yaitu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan.

d.      PENGETAHUAN MANAJEMEN

Istilah “mengerti (literacy)”  digunakan untuk menggambarkan dua jenis pengetahuan yang merupakan kunci untuk menggunakan komputer.

·         Mengerti komputer pengetahuan mengenai komputer yang berfungsi di masa kini disebut mengerti komputer

·         Mengerti informasi selain mengerti komputer, manajer modern perlumengerti informasi. Mengerti informasi (information literacy) meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap dari procedure pemecahan masalah.

3.     ORGANISASI JASA INFORMASI

Para spesialis informasi  kita menggunakan istilah spesialis informasi (information specialist) untuk menggambar pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangakan dan memelihara system berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialisis informasi : analisis system (system analist), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (network specialist), programmer dan operator.

·         Analisis Sistem berkerja sama dengan pemakai pemngembangan system baru dan memeperbaiki system yang ada sekarang.

·         Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analisissistem bagi pemakai . Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintregrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.

·         Spesialis Jaringan bekerja sama dengan analisis system dan pemakai membentuk jaringan jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya kompiuter yang tersebar.

·         Progammer menggunakan dokumentasi nya yang disiapkan  oleh analisis system untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan.

·         Operator mengoperasikan peralatan kompiuter berskala besar seperti konputer mainframe dan komputer mini.

4.     KECENDRUNGAN MENUJU END USER COMPUTING

Para spesialis informasi tidak selalu berperan serta dalam pengembangan system berbasis komputer yang berpengaruh besar pada penggunakan komputer. Kecendrungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam pengembangan aplikasi kompuer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user computing. End User sinonim dengan pemakai menggunakan produk akhir system berbasis komputer. Jadi, end user computing (EUC) adalah perkembangan seluruh atau sebagaian system berbasis komputer.

APA YANG MENDORONG END USER COMPUTING

End user computing berkembang karena empat pengaruh

·         Meningkatnya pengetahuan tentang Komputer, dampak dari program program komputer dari tingkat bawah dan universitas sangat terasa.

·         Antrian Jasa Informasi, selalu memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani.

·         Perangkat Keras yang Murah, pada periode yang sama pasar dibanjiri oleh komputer makro yang murah. Para pemakai dapatmemperoleh perangkat keras mereka sendiri dengan cara memesan.

·         Perangkat Lunak Jadi, perusahaan-perusahaan perangakat perangakat keras (hardware) dan perngkat lunak (software) keduanya memproduksi perangkat lunak yang mampu malaksanakan tugas-tugas akuntasi dasar maupun informasi.

5.     MENGELOLA CBIS

Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus kehidupan dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa siste, tersebut menyediakan dukungan yang diharapkan. Saat manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan spesialis informasi. Kedua belah pihak berkerja sama untuk mengindentifikasi dan mendenifisikan masalah. Mengindentifikasi dan mengevaluasi alternative pemecahan, memilih yang terbaik, merakit peraangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, dan menjaga kemuktakhiran system.