Struktur Pengorganisasian

KONSEP DASAR PENGORGANISASIAN

-          Dalam fungsi pengorganisasian, manaje mengalokasikan keseluruhan sumber daya organisasi sesuai dengan rencana yang telat dibuat berdasarkan suatu kerangka kerja organisasi tertentu.

-          Kerangka kerja tersebut dinamakan sebagai desain organisasi

-          Bentuk spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan struktur organisasi.

-          Struktur organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana seorang manajermelakukan alokasi sumber daya organisasi , terutama yang terkait dengan [embagian kerja serta sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dokoordinasikan dan dikomunikasikan.

Contoh dari Bagan Organisasi

Empat Pilar Pengorganisasian ( Four Building Blocks of Organizing)

-          Pilar Pertama : Pembagian Kerja (Division of Work)

-          Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departementalization)

-          Pilar Ketiga : Penentuan relasi antar bagian dalam organisasi (Hierarchy)

-          Pilar Keempat : Penentuan mekanisme untuk mengintegrasian aktifitas antar bagian dalam organisasi atau koordinasian (Coordination)

1.      Pilar Pertama : Pembagian Kerja (Division of Work)

Pembagian kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan), yang munkin saja bersifat kompleks menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana orang akan di tempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut. Kadangkala pembagian kerja dinamakan dengan pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pemabagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.

2.      Pilar Kedua : Pengelompokan Pekerjaan (Departementalizion)

Setelah pekerjaan dispesifikan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasar kriteria tertentu yang sejenis. Pengelompokan pekerjaan atau departementalizion pada dasarnya adalah Proses pengelompokan dan penamana bagian kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu.

3.      Pilar Ketiga : Penetuan Relasi anatar Bagian dalam Organisasi (Hierarchy)

Hierarchy adalahgh Proses penetuan relasi antar bagian dalam organisasi, baaik secara vertical maupun secara horizontal.

Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarchy, yaitu :

o   Span of management control atau span of control

o   Chain of Command

Span of management control terkait dengan jumlah orang atau bagian dibawah suatu department yang akan bertanggung jawab kepada department atau bagian tertentu.

Chain of command juga menunjukan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi hingga hirarki yang paling rendah.

Chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan yang dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian utama.

4.      Pilar Keempat : Koordinasi (Coordination)

Koordinasi adalah proses dalam mengintregasikan seluruh aktifitas dari berbagai department atau bagian dalam organisasi agar tujuan orgaanisasi dapat tercapai secara efektif.

The process of integrating the activities of separate depertemenets in order to pursue

Organizational goals effectively. (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

STRUKTUR ORGANISASI

-          Struktur Organisasi menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimana mengatur hubungan antar orang dan antar kelompok.

-          Struktur Organisasi adalah suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasarkan situasi, kondisi dan kebutuhan organisasi.

-          Struktur Organisasi ada kaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasi itu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingim dicapainya.

Variable Struktur

-          Ukuran (Size)

Makin besar komplek semakin impersonal, semakin lugas, semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan. Tak ada yang tahu ukuran yang optimal.

-          Rentang Kendali

Jumlah orang yang langsung dibawah pengawasan dan tanggung jawab seorang penjabat/pemimpin. Jumlah yang optimum aalah antara 6-10 orang. Kalau terlalu banyak tidak akan bisa diawasi disupervisi secara optimal.

-          Jumlah Tingkatan Hirarki

Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertical. Sebaiknya tak telalu banyak. Perhatikan efektifitas komunikasi.

-          Struktur Kewenangan

Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi. Siapa saja yang termasuk dalm struktur. Bila hanya satu orang bisa timbul kesulitan. Pendeglasiam kewenangan.

-          Struktur Komunikasi

Variable yang terpenting dari puncak hirarki sampai yang paling dibawah. Juga perlu diperhatikan komunikasi horizontal.

-          Struktur Tugas

Sama dengan struktur peranan. Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotannya. Apakah semua pekerjaan berbagi habis?. Apakah semua anggotanya mendapat peranan? Apakah hanya orang tertentu saja yang mendapat peranan?

PROSES ORGANISASI

Proses-proses yang ada dalam organisasi menunjukan adanya “kehidupan” dalam organisasi.

1.      Hubungan Antar Peranan

Adanya salaing pengertian hubungan timbal balik aktivitas organisasi terjadi atas daasar adanya hubungan antar peranan.

2.      Kominikasi

Bagaimana mereka saling berkomunikasi seberapa akurat dan tepat waktu seharusnya proses ini efektif komunikasi adalah awal dari berinteraksi.

3.      Pengendalian (Control)

Bagaimana perilaku anggota dikendalikan efeektivitas hubungan pemipinan-anggota pengendalian meliputi kegiatas pemantauan dan pengenaan sanksi.

4.      Koordinasi

Perhatian yang diberikan pada berbagai kegiatan diarahkan pada tujuan bertujuan mengurangi salah pengertian dan konflik antara orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan

5.      Sosialisasi

Bagaimana cara anggota baru diperkenalkaan pada system dengan cara-cara yang formal maupun informal. Apakah proses ini dilakukan dan mencukupi tanpa sosialisasi yang cukup anggota baru akan lama menyesuaikan diri dengan organisasi.

6.      Supervisi

Kombinasi pengawasan dan pembinaan orientasinya pada perbaikan, bukan pada pemberian sanksi/penghukuman. Kempimpinan seharusnya bersifat membina/membimbing/memperbaiki/melatih, tidak memerintah, reaktif, mempermalukan, menghukum.

INDIVIDU DALAM ORGANISASI

Individu merupakan variable organisasi yang terpenting, sebab merekalah yang menetukan dan melakukan segalanya dalam organisasi. Variable-variable yang perlu diperhatikan :

1.      Motivasi

Insterik dan eksinterik (Dorongan untuk melakukan sesuatu)

2.      Sikap Mental (Attitude)

Sikap terhadap organisasinya, sikap terhadap anggotan yang lain, sikap terhadap pekerjaannya/tugas yang didapat, sikap terhadap nilai-nilai oraganisasi.

3.      Aptitude (Kemampuan, kapasitas)

Apa yang dapat dilakukan anggota, kamampuan yang dimiliki anggota yang berkaitan dengan tuuan organisasi

4.      Temperamen (Peringai)

Stabilias emosi, mempengaruhi interaksi dengan orang lain.

5.      Persepsi terhadap Peranan

Apakah tahu peranan dalam organisasi, apakah tahu peranan orang lain dalam organisasi, apakah tahu peranan organisasi dalam masyarakat.

JENIS-JENIS INDIVIDU

1.      Upward Mobile

The organization man, orang yang bekerja keras untuk mencapai gtujuan organisasinya orang yang cenderung naik dalam jenjang status organisasinya.

2.      Ambivalent

Kadang-kadang rajin, kadang-kadang malas. Tengantung pada situasi yang menguntungkan.

3.      Indifferent

Tidak/kurang peduli pada organisasi hanya sekeddar melaksanakan tugas tak ada keteribatan emosi

Contoh Struktur Organisasi pada Sebuah Sekolah

KEPALA SEKOLAH

Kepala Sekolah berfungsi sebagai Edukator, Manajer, Adminstrator, Supervisor, Leader, Inovator dan Motivator (EMASLIM).

Kepala Sekola selaku Edukator bertugas melaksanakan proses pengajaran secara efektif dan efisien.

Kepala Sekolah selaku Manajer mempunyai tugas :

-          Menyusun perencanaan

-          Mengorganisasikan kegiatan

-          Mengarahkan / mengendalikan kegiatam

-          Mengkoordinasikan kegiatam

-          Melaksanakan pengawasan

-          Menetukan kebijaksanaan

-          Mengadakan rapat mengambil keputusan

-          Mengatur proses belajar mengajar

-          Mengatur administrasi ketatausahaan, Kesiswaan, Ketenagaan, Sarana prasarana, Keuangan

Kepala Sekola selaku Administrator bertugas sebagai menyelenggarakan administrasi :

-          Perencanaan

-          Pengorganisasian

-          Pengarahan dan pengendalian

-          Pengkoordinasikan

-          Pengawasan

-          Evaluasi

-          Kurikulum

-          Kesiswaan

-          Ketatausahaan

-          Ketenagaan

-          Kantor

-          Keungan

-          Perpustakaan

-          Laboratorium

-          Ruang Keterampilan – kesenian

-          Bimbingan Konseling

-          UKS

-          OSIS

-          Serbaguna

-          Media Pembelajaran

-          Gudang

-          7k

-          Sarana / prasarana dan pelengkap lainnya

Kepala Sekola selaku Supervisor Bertugas menyelenggarakan mengenal :

-          Proses belajar mengajar

-          Kegiatan bimbingan

-          Kegiatan ektrakulikuler

-          Kegiatan kerja sama dengan masyarakat / instansi lain.

-          Kegiatan ketatausahaan

-          Kegiatan OSIS

-          Kegiatan 7K

-          Perputakaan

-          Laboratorium

-          Kantin / warung sekolah

-          Koperasi sekolah

-          Kehadiran guru, pegawai dan siswa

WAKIL KEPALA SEKOLAH

Wakil Kepala Sekolah membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan-kegiatan sbb:

-          Penyusunan rencana

-          Pembuatan program kegiatan dan program pelaksaan

-          Pengorganisasian

-          Pengarahan

-          Ketenagakerjaan

-          Pengkoordinasian

-          Pengawasan

-          Penilaian

-          Indentifikasi dan pengumpulan data

-          Pengembangan keunggulan

-          Penyusunan laporan

URUSAN KURIKULUM

-          Menyusun dan menjabarkan Kalender Pendidikan

-          Menyusun pembagian tugas Guru dan Jadwal Pelajaran

-          Mengatur penyusuna program pengajaran(Program Semester, Program Satuan Pelajaran dan Persiapan Mengajar, Penjabaran dan Penyusuain Kurikulum)

-          Mengatur pelaksaaan program penilaian Kriteria Kenaikan Kelas, Kriteria Kelulusan dan Laporan kemajuan sbelajar siswa serta pembagia raport dan STTB

-          Mengatur pelaksaan program perbaikan dan pengayaan

-          Menatur pengembangan MGMP dan Koordinator mata pelajaran

-          Mengatur Mutasi Siswa

-          Melaksakan supervise administrasi akademis

-          Menyusun laporan

URUSAN KESISWAAN

-          Mengatur pelaksaan Bimbingan Konseling

-          Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksaan 7K (Keamanan, Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan, dan Kerindangan)

-          Mengatur dan membina program kegitan OSIS meliputi : Kepramukaan, Palang Merah Remaja(PMR), Kelompok Ilmiah Remaja (KIR), Usaha Kesehatan Siswa (UKS), Patroli Keamanan Sekolah (PKS), Paskibra

-          Mengatur pelaksaan Kurikuler dan Ektrakurikuler

-          Menyusun dan mengatur pelaksaan pemilihan siswa teladan sekolah

-          Menyelenggrakan Cerdas Cermat, Olah Raga Prestasi

-          Menyeleksi calon untuk diusulkan mendapat beasiswa

URUSAN SARANA DAN PRASARANA

-          Merencanakan kebutuhan saran dan prasaran untuk mrnunjan proses belajar mengajar

-          Merencanakan program pengadaaan

-          Mengatur pemanfaatan Sarana Prasarana

-          Mengelola, mengawasi, perawatan, perbaikan dan pengisisan

-          Mengatur pembakuan

-          Menyusun laporan

URUSAN HUBUNGAN DENGAN MASYARAKAT (HUMAS)

-          Mengatur dan mengembangkan hubungan dengan komite dan peran komite

-          Menyelenggarakan bakti sosial, karyawisata

-          Menyelenggarakan pameran hasil pendidikan di sekolah (gebyar seni)

-          Menyusun laporan

GURU MATA PELAJARAN

-          Membuat perangkat pembelajaran

-          Melaksakan kegiatan pembelajaran

-          Melaksanakan analisis hasil ulangan harian, ulangan umum, ujian akhir

-          Melaksanakan dan menyusun program perbaikan dan pengayaan

-          Mengisi daftar nilai siswa

-          Melaksanakan kegitan membimbing (pengimbasan pengetahuan) kepada guru lain dalam proses kegiatan belajar mengajar

-          Membuat alat pelajaran / alat peraga

-          Menumbuh kembangankan sikap menghargai karya seni

-          Mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum

-          Melaksanakan tugas tertentu di sekolah

-          Mengadakan pengembangan program pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya

-          Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar siswa

-          Mengisi dan menoiliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran

-          Mengatur keberhasilan ruang kelas kurikulum

-          Mengumpulkan dan menhitung angka kredit untuk kenaikan kelas

WALI KELAS

Pengelolan kelas , penyelenggarakan administrasi kelas meliputi :

-          Denah duduk siswa

-          Papan absensi siswa

-          Daftar pelajaran kelas

-          Daftar piket kelas

-          Buku absensi siswa

-          Buku kegiatan pelajaran

-          Tata tertib siswa

-          Pembuatan statistic bulanan siswa

-          Pengisian daftar nilai siswa (legger)

-          Pembuatan catatan khusus tentang siswa

-          Pencatatan mutasi siswa

-          Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar

-          Pembagian buku laporan hasil belajar

GURU BIMBINGAN DAN KONSELING

-          Penyusunan program dan pelaksaan bimbingan dan konseling

-          Koordinasian dengan wali kelas dalam rangkan mengatasi masalah-masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar

-          Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam kegiatan belajar

-          Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memeperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan pekerjaan yang sesuai

-          Mengadakan penilaian pelaksaan bimbingan dan penyuluhan

-          Menyusun statistic dasil penilai BK

-          Melaksanakan kegiayan analisis hsil evaluasi belajar

-          Menyusun dan melaksanakan proram tindaklanjut Bimbingan dan Konseling

-          Menyusun laporan pelaksanaan Bimbingan dan Konseling

PERPUSTAKAAN SEKOLAH

-          Perencaan pengadaan buku/bahan pustaka/ media elektronik

-          Pengurusan pelayanan perpustakaan

-          Perencaan pengembangan perpustakaan

-          Pemeliharaan dan perbaikann buku-buku/ bahan pustaka / media elektronik

-          Inventarisasi dan pengadministarian buku-buku / bahan pustaka / media elektronik

-          Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga kependidikan lainnya serta masyarakat

-          Penyimpanan buku perpustakaan / media elektronik

-          Menyusun tata tertib perpustakaan

-          Menyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan perpustakan secara berkala

PENGELOLAAN LABORATORIUM

-          Perencaanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium

-          Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium

-          Mengatur penyimpanan dan daftar, alat-alat laboratorium

-          Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium

-          Inventarisasi dan pengadministrasian peminjaman alat-alat laboratorium

-          Menyusun laporan pelaksaan kegiatan laboratorium

KEPALA TATA USAHA

-          Penyusunan program kerja tata usaha sekolah

-          Pengelolaan keuangan sekolah

-          Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa

-          Pembinaan dan pemngembangan karir pegawai tata usaha sekolah

-          Penyusunan adminstrasi perlengkapan

-          Penyusunan dan penyajian data/statistic sekolah

-          Mengkoordinasikan dan melaksakan 7K

-          Penyusunan laporan pelaksanaan kegitan pengurusan ketatausahaan secara berkala